WordCamp Tokyo 2015のスタッフの事とか、セッション選びの事とか。

このエントリーは、アップタイミングをのがしてお蔵入りになりそうでした。
WordPress Advent Calendar 2015に参加したかった人達の Advent Calendar 2015」 のエントリーにしたいと思います。
今年はWordCamp Tokyoに色んな役割をしたのでその話です。くそ長いですが、頑張って読んでください。

WordCamp Tokyo 2015 が終わりましたね。ブログ等を拝見しまして、割りと好意的な感想が多く、入場券も無事売り切れの大入りでとても良いWordCampになったのでは無いかと思います。

今年のWordCamp Tokyoは私にとって4回めの運営スタッフとなりました。(2010年と2013,14年)
色々と振り返りや、個人的な意見を含めて珍しくブログに書こうと思います。

●会場選定

まず、前年のWordCamp TokyoのスタッフFacebookページで、来年の会場をどうしようという話があがったのが年始。
過去3回はPiOでPHPカンファレンスに相乗りする形で大ホールをお借りして開催しており、会場探しを暫く行っていませんでした。(それ以前は、日本青年館、東京都市大学、楽天さん。)
今年は、PHPさんから、全館使ってPHPカンファレンスを行うという申し出があったため、WordCamp単体で久々の開催となりました。その他、大ホールを活かした構成が難しいこともあり、今年はPiO以外で開催してみたいというのもちらほらWordCampスタッフからは上がっていました。(PiOも小ホールと数部屋の開催であれば悪く無い選択肢だとは思いました。)

とはいっても、東京のホール事情が結構過酷。
公共施設のホールは1年前ぴたりに予約しないとすぐに埋まってしまうのが現状です。
また、学校や公共施設を借りた場合には、細かな打合せが増えること、ネットワークの手配、ボランティアを総動員で設営する必要があり、できるだけコンパクトなメンバーでもイベント設営可能な会場を借りよう、という話になりました。
(WordPressでないITイベントでしたら、サイバーエージェントさんやGREEさんのような大きな会議室をお借りできたかもしれませんが…。)

その中で、10月~11月に500人~1000人入られるスペースを選定すると、ベルサールさんと、他何件かに限られてしまいます。
とりあえず、視察に行けると言ってくれた直子さんとまよさんにお願いして、神田ベルサールの2/3Fで10月末、となったわけです。でもこの時点ではまだ委員長も不在だったんですよね。。。

●春、キックオフ
今年は、前年の委員長をしてくれた清野くんが立ち上がってくれ、副委員長には宮崎くんが快諾してくれたので、いけそうな気がしました。割りと日中あいている私と、肥田さんが事前準備のお手伝いとして加わり、ボランティア募集等の準備やキックオフMTGの用意をしました。

●スタッフ招集とキックオフ
この時点で決まっていたのは、開催日と、有料で開催する、2日目もコントリビューターデーをやる、位のことだけだったと思います。私の今年の持ち場はスポンサー班とセッション班です。班分けは委員長主体に申込順に振り分けられました。
スタッフ招集に場所も日程も公開できなかったのは、WordCamp Foundationの承認がまだ下りていない段階だったためですね。まぁ、そういう事情だったのかということを察してもらえればそれで十分です。
あとは、各班の大枠のTODOと大枠のスケジュールも事前準備で作成したりしました。

実はこのたちあがった春は、私がWordCamp Kansaiの前、ちょうどCodex翻訳の90日連続チャレンジの真っ只中にいました。
たまに、ToDoリスト見ると
 ■Codex訳す
 ■関西のスライド作る
 ■スポンサーメールする
 ■セッション班のフォーム作る

みたいになってましたw
割りと一日中自宅でWordCampです。まぁ暑い夏でした(*^^*)

●スポンサー班について
私は2013年、2014年とスポンサー班を担当し、2014年はリーダーを他の方にお願いして引き継いだつもりでしたが、今年スタッフ参加は厳しいとのことで、2015年はめがねさんこと大串さんに入ってもらい、私も引継ぎで入りました。どうみてもめがねさん忙しい方ですし。

スポンサー班の取り組み自体は大分固まってきているので、例年通りに進めれば良いのですが、問題は、今年の会場費が高額(だいたい200万位)なこともあり、これまでのスポンサーに加えて新たなスポンサーさんの獲得も必要でないか? という点です。実は、これについては、世界中のWordCampのためにある、非営利団体のWordCamp Foundationが管理をしていたり、グローバルスポンサーが絶大なる経済力でカバーしてくれる制度があったりもするのですが、事前にイベントの予算を委員長はfoundationに報告して、適切かどうか審査を受けないとならなかったり、見えない所で頑張ってくれています。

そのため、昨年までPHPカンファレンス側に出展してたという企業様やWordPressに親和性の高そうな会社さんを中心に地道にラブメールを出して、何社か出てもらえることになったので、前倒して募集締め切りをする事ができました。これは計画的に進められて良かったです。WordCampはWordPressやWordCampを応援してくださる企業様の協力無くは、このような大規模なイベントの開催は難しいので、非常にありがたいことです。

諦めたものとしては、ドリンクスポンサーやメディア等を募るのを辞めて、自前にしよう、弁当もスタッフは手弁当にしよう、という風になりました。
深い理由は書きませんが、コントリビューター150名のジュースを下さるスポンサーを探すより、買ったほうが早いですものね。

あとは、海外からのお問い合わせもちょこちょこ入るようになりました。中の人が英語大変なので、グローバルスポンサーになってくれると嬉しいのですがw、海外送金の案内を英語でしてみました。自分、使ったことも無かったのでちょっと勉強になりました。

他にも開催までに、Webサイトへの記事掲載やロゴ回収、領収書関係、当日入場の案内等々、裏では色んな作業をしています。

来年向けて、私から引継ぎの方へ強いて言うなら、「メールの返信」が一番面倒なタスクなのは確実なので、
来年はPHPカンファレンスのように参加企業様のfacebookグループを作成して、同じ共有をまとめて行うほうが楽かもしれませんし、スタッフも少ない人数でもやっていけるんじゃないかな、と思います。(それでも領収書関係など、個別対応は一定数あるので、それなりに工数はかかりますが。)

●セッション班について
さすがに3年も同じ担当はだるい・・・ので、今年はセッション班に入ろうと決めていました。
私の中では、それまで数年のWordCamp Tokyoはイベントとしては楽しかったのですが、大ホールを仕切っての公演は、どうしても聞き取りにくい等の問題もあり、ここ2年は対談式のセッションが全体を占めていました。
WordCampはコミュニケーションの場である、と定義するならそれも良かったのですが、もう少ししっかりとセッションを聞きたいという声も増え、折角良い会場になったのなら、カンファレンスとしてセッションを充実しなければ、WordPressユーザに対する機会損失ではないかと、危機感を(少なくとも私は)募らせていました。

結構セッション班をしたいという方が多くて、先着でぱーっと決まった感じでした。
そして、始めはリーダーをしたいと思ってましたが、私が途中からスタッフを抜けてしまう可能性もあったため、サブリーダーにさせてもらう事にして、リーダーは斎木さんにお願いしたいなぁと初めから思っていて、委員長にお願いしました。
結果的に、斎木さん、私、Tamaさん、和田さん、田村さん、水野さん、神戸のおじじ、という全方位的に戦えるメンバーが揃いました。まぁ皆多忙だというのが難点でしたが。。。特に斎木さんは、寝る間を惜しんで最後怒涛の勢いでセッションを固めてくれました。本当にお疲れ様でした。

●Kansaiとはちょっと異なるコンセプトメイキング
WordCamp Kansai 2015が夏にあり、その頃にはセッション募集を開始していたのですが、関西は1セッション+2ハンズオン+コントリビュータールームで、割と開発よりのセッションが多めでした。(申し込み自体が多くなかったそうですが。。)

WordCamp Tokyoは、東京独自で考える必要が色々あります。
東京のエンジニアはPHP開発者は多いものの、Webサービス開発の方の割合が多いです。フロントエンドの方もその傾向は顕著です。制作会社にいると、上流工程のディレクターが増え、WordPress開発の情報は割とコアコントリビューターのいる県周辺に滞留しているという印象です。WordCamp Tokyoのセッションを構成するにあたっては、東京に絞らず、オールジャパンとして、新しいトピックはどんどん取り込んでいって、よりよい構成を目指しました。その一方東京らしい人選もあったほうが、より来てもらう機会が増えると思いました。
あわせて、東京は初心者、ブロガーの参加率も割合と高いので、この方達にも1日中飽きずに聞いてもらえるセッションやハンズオンを用意したいと思いました。

そして部屋数も考慮して、決まった本数が、4セッション+2ハンズオン という膨大なトラック数のタイムテーブルでした。
個人的には3セッション+1ハンズオンくらいでも十分成立したとは思いますが、色んなニーズの方に楽しんでもらえる構成が出来たのではないかと思います。

特に初心者に向けたセッションや、テーマ作成など毎年定番であったほうが良いセッションは抑えておいて、ハンズオンも特に初心者や制作者向けに用意しよう、という点でバラエティに富んだかなぁと思いましたが、デザイナー向けのトラックは若干少なかったかもしれないです。

また、東京開催は外国人の参加も多いのが特徴です。どうしても遠方から来てくれる参加者にとって、コミュニケーションの場所がもっと欲しいだろうな?という意見の元、英語セッション部屋を設け、こちらはWordPress Meetup Tokyoの運営をしている、Toruさんとグローバライザーチームにお任せしました。これは新しい取り組みでしたね。

●セッション選考と推薦枠の良い加減
今回のセッションは、公募枠に加えて数名、各界のプロフェッショナルの方にお声がけしてお話ししてもらいました。これは今年のKansaiと同様ですね。どうしても、公募だけでは満遍なく話してもらいたい内容が揃わない事があったりします。例えばセキュリティの話などは、徳丸さんのようなプロフェッショナルの方の話を聞きたいというのは、割と班内でも共通認識だったのでするっと決まった気がします。

推薦枠の話は、序盤はほんとにこの方に声かけるの?という人の名前も多数上がったり、なかなか制御の取れない感じでしたが、実際班の担当が声を掛けないとならない、という部分で現実に立ち返ったようでした(笑)
この辺は、ボランティアで話していただく訳ですから、WordCampの理念や意義を理解くださる方でないとなかなか難しかったりします。快諾くださった方々にお礼申し上げます。ありがとうございました。

また、今年のテーマである「More Publishing」にふさわしいいスピーカーというのも選考にあたっては意識されていました。ePubの話をしてくれた高橋さんや、するぷさんのモブログの話、宮内さんのオープンデータの話は、ただ単にWordPressだけの話を超えて、何かを発信したい、という内容が色濃く出たセッションだったと思います。

公募の選考も、申込数が枠数を超え、難しい選考となりました。
フラットな選考のためにどうしたら良いか、メンバーでも話し合いました。

例えば、WordCamp Kansaiの選考について、串本のMさんのブログにあったので、それらも読みました。
「過去1年間なんらかのコントリビューションがある人(ただし初めての人はウェルカム)」というの一つ筋が通ってて、よい選考方法だったと思いますが、東京のセッション班で今年のWordCamp Kansaiに行けたのが私と委員長だけだったので、今ひとつコントリビューターが偉いみたいな風潮だけでは無くて、テーマ沿って選びたいという意見も出ました。

結果的に、今年のWordCamp Tokyoでは先に話した「発信をしているか」という部分を主軸に、最終的に人数を絞らなければならず、WordCamp Kansaiと同じルールも適用しています。
今年話せなかった方は、ブログやコントリビューションを通じて発信をしてみたり、WordBenchでセッションを1度担当してみると、来年はきっと輝ける番が回ってくる筈です。
ゲスト登壇もお願いした傍らで選考をするのは心苦しい面もありましたが、結果的に内容の濃いセッションが揃い、またブロガー等の東京ならではのセッションも用意出来たのでとても良かったです。

ほかに、1人で複数のお題を申し込んでくれた方などは、次のWordBenchなどで披露してもらえると嬉しいなと思います。
結果的には、豪華でかつフレッシュなスピーカーが各地から揃ったという印象です。
今年は特に北信越勢が頑張ってくれたと思います。WordBench富山、長野、福井、(北信越じゃないけど)静岡山梨…etc と関西にも名古屋にも東京にもどこにでも染まれる北信越勢の皆さん、はるばる遠い所からがんばって来てくれて本当に嬉しく思いました。

デザイナー向けが、という話をしましたが、アクセシビリティ関連のセッションが作れなかったのが今回残念ではありました。この辺に詳しい方があまりWordPressを使っていないからかもしれません。この辺はゲストスピーカーで良い方がいらっしゃれば、色々伺いたいです。

●お詫び
とまぁここまで長々書いたのですが、今年は最後までWordCampのスタッフが出来ない可能性があったのですが、それが現実のものとなってしまいました。(Campの前週に手術を受けました/無理してなんとか1日目参加しました/飲めませんでしたが楽しめました/涙が沢山出た)逆に下手にリーダーとかやらないでおいて良かったなぁ、、、とほっとしたものの、色々と最後の1ヶ月と当日作業してくれたスタッフ皆様に申し訳なかったです。

本当であれば、もっとしっかりスライドチェックや、司会の段取り、予行練習などの時間を取って、当日を迎えられたら・・・と思う部分もありましたが、私が抜けた後を斎木さんが随分たくさん頑張ってくれたようです。もうすこし良いやり方が無かったかなぁという反省もありますが、ここまでセッションを詰めて、当日もタイムテーブル通りになんとか進行してくれた事もあり、来年につなげられる、良いWordCampになったのではないかと思いました。

●100点でなくていいよ
ボランティアで運営している以上、動けるのはほとんどの方が休日に限りますし、特に関東地区のWordCampスタッフをしている人達は、地方に比べて忙しく働いている方が殆ど。下手すりゃ休日も働いているようなレンジャーがいっぱいいたりするので、100点を求めるとお互いにしんどいです。80点をキープできればいいかな、位、期待せずに人任せにする位の精神で向き合うと丁度良い感じになります。お願いするか、自分がやるか、それに尽きるのです。自分がやれないことは、お願いするしかないので。その一方、自分がちょっと前のめりで動いたほうが、きっとコミュニティは幸せになれると思うし、そうしたほうが楽しいし、結果に残るので、是非楽しん参加してみてください。

●課題
コントリビューターデーについては、色々と関東圏でやることがもっとあるなぁと感じました。
というか、Codex管理者には何の声がけも無かったり、スタッフなのに班が違うと話がほとんど見えません。ちょっとすねたくなります。
数日前に私不在になったらアカウント作成で詰まる事が想定されていたので、額賀さんにお願いしたのですが、本当に急で申し訳なかったです。。。(2日目、私は結局参加が出来なかったので、本当に助かったです。)
これに関しては、コントリビューター班はもうちょっと勉強会開いたり、事前の根回しを頑張って欲しかったのですが、初回だったので仕方なかったかもしれませんね。
それと2日目行けなかったのですが、Codexをバリバリ翻訳してくださっている立花さんがいらっしゃってて、行けなくって本当に無念でした。。。いつかお会いして、翻訳の話をしたいです。

セッション班は、セッション内容の公開をもう少し前倒し出来たら良かったですね。
チケット販売開始後も、なかなか売れずに気を揉んだのですが、1週間前に突如売れだしてあっという間に満席になったので、取り越し苦労、という訳でもなく、「ちゃんと動けば、ちゃんと成果はやってくる」というのが、スポンサー班もそうですが実感としてありました。

という訳で、委員長とあわせて、プロジェクトマネージャーが本当は必要なんだよなーという気がしています。
折角チケット管理しているなら、きっちり課題を出し切ればいいのにな、と思います。

この辺、コントリビューターデーの参加者やスタッフを対象とした事後アンケートをやってみてはどうでしょうかね?>清野くん

●来年はスタッフお休み
facebookにも書きましたが、今年色々沢山活動したし、体調面でご心配もおかけしたので、来年はスタッフを離れるつもりです。
今年はキックオフ以外の飲み会に行くことも出来ず、その辺で寂しかったです。。。年末は飲めるので、ようやく飲みます!

そんな感じで、私自身のライフスタイルも変わってきたので、来年は自分自身の大切な事としっかり向きあおうと思っています。また花を咲かせるための、耕す所からですね。あせらす一歩一歩着実にまたがんばろーと。
WordPressについては、オンラインでもCodexや翻訳等のコントリビューションは実現できるので、そちらに軸足を移し、細々とできるときにまた…。

来年のWordCampはどういう形で開かれるかはわかりませんが、今年のWordCampは素晴らしい結果が残せたんじゃないかなと思います。最後まで運営に参加された皆さん、お疲れさまでした。そして、ありがとうございました。